Uzaktan yönetme kılavuzu

Kriz dönemleri, önemli değişikliklerin hayata geçmesini hızlandırma potansiyeline sahiptir. İçinden geçmekte olduğumuz Koronavirüs dönemi de, uzaktan eğitim ve uzaktan/evden çalışma gibi iki büyük değişikliği günler içinde hayatımıza soktu. Yerleşik alışkanlıkları değiştiren uygulamaların uzun tartışmalarla yıllar sürmesi ve dirençle karşılanması olağandır. Ancak sağlık kaygılarının getirdiği yeni koşullarda bu iki uygulama, başlangıcında tereddüt ve aksamalar olsa da, günler içinde aşıldı ve “yeni normal” olarak görülmeye başlandı.

Yönetim zihniyeti nedeniyle önerilmesi bile söz konusu olmayacak birçok kurumda, uzaktan çalışma tam zamanlı veya kısmen hayatın parçası oldu. Hiç şüphesiz uzaktan çalışmak ve yönetmek de birçok beceri gibi hem kurumlar, hem de bireyler açısından “gelişme alanı” içinde sayılacak “yeni bir yetkinliktir”. Mart ayı içinde yaptığım 23 webinar sırasında, evden çalışma sürecinde çalışanların yaşadıkları sorunları anlama fırsatını buldum. Bunların başında yöneticiden uygun geri bildirim alamamak, bilgiye ulaşmakta zorluk ve ev içinde dikkat dağılması geliyordu. Benzer şekilde yöneticiden beklentileri sorduğumuzda “güven ve duygusal destek” en başta gelen iki beklentiydi.

Bu yazıda bazılarını Forbes’ten derlediğim ve Mart ayının ortasından bu yana Baltaş Grubu’nun kendi uygulamalarından da esinlendiğim “Uzaktan Yönetme Kılavuzu”nu ana hatları ile konu ettim. Bunu yaparken fark ettiğim önemli bir nokta, yapılan bütün önerilerin aynı ofis ortamında bir arada olduğumuz dönemde geçerli olan ilkelerle uyumlu olmasıydı.

• Evden çalışma kılavuzu oluşturun: Evde sadece çalışmaya ayrılmış bir ortam oluşturmanın önemini vurgulayın. Ekibinizden güne sabah bakımını tamamlamış, şık ve spor bir şekilde giyinmiş, kahvaltısını yapmış, sabah toplantı saatinden beş dakika önce görüntülü oturuma bağlanmış bir şekilde, sandalyesinde dik oturarak söz almasını beklediğinizi belirtin.
• Beklentilerinizi açık ve net tanımlayın: Normal çalışma koşullarında da çalışanlar çoğunlukla yöneticisinin kendisinden ne beklediğini tam olarak bilmez. Yönetici ile çalışan arasında öncelikler konusunda algı farkı olması şaşırtıcı değildir ve bu farkı ortadan kaldırmak için bilinçli çaba harcamak gerekir. Uzaktan çalışma koşullarında bu konuya gösterilecek özen daha büyük bir önem kazanır.
• Yakınınızdaymış gibi yönetin: Çalışanlarınıza gün içinde randevu verin, sesli ve görüntülü olarak görevleri konusunda bir güçlük yaşayıp yaşamadıklarını izleyin.
• Düzenli toplantılar yapın: Sabah toplantıları yapmanın kendi kurum içi uygulamalarımızdan da yararını çok iyi gördük. Pandeminin ilk döneminde her sabah 9.00’da ve akşam saat 17.00’de MS Teams uygulaması üzerinden 2 toplantı yaptık. Uzaktan çalışmaya uyum sağladığımızı gördükten sonra yalnızca sabahları 09:30’da bir araya gelmeye başladık ve her arkadaşımız bildiği veya yeni öğrendiği bir konuda sunum yaptı. Bu sunumların konusunu iş dışı ilgi alanlarını da kapsayabilmesi açısından serbest bıraktık. Yaptığımız tüm bu toplantılar, bizi birlikte çalıştığımız dönemden çok daha fazla birbirimizden haberdar kıldı ve birbirimizi daha iyi tanımamızı sağladı. Güne görüntülü toplantıyla başlamak, herkesin günü programlamasına ve zinde olarak günlük etkinliklerine odaklanmasına yardımcı oldu. Güne programlı başlamak, gün içindeki dikkat dağılma sorununu da en aza indirmeye destek olması açısından yararlıdır.
• Görüntülü koçluk oturumları planlayın: Bu gerçekte bir yöneticinin çalışanından en üst düzeyde performans elde etmesi ve çalışanın da potansiyelini bütünüyle kullanabilmesi için en temel yaklaşımdır. “Sayısal Olmayan Performans Yönetimi” bütünüyle bu ilkeye dayanır. Çalışanlarla sık, yarı yapılanmış görüşmeler yapmak aynı çizgide ilerlenmesini ve yöneticinin beklentilerinin çalışan tarafından tam olarak anlaşılmasını ve düzenli geri bildirim almasını sağlar.