Evden çalışırken verimli olmak ve zihinsel sağlığı korumak için öneriler
Kriz dönemlerinin klasik klişesi “her krizin aynı zamanda bir fırsat içerdiğidir”. Sahip oldukları anlayış ve kurum kültürü açısından evden çalışma düzenini aklına dahi getirmeyecek olan kurumlar, son günlerdeki gelişmeler nedeniyle, bu sisteme uyum sağlama çabası içindeler. Bu durum çalışanların içindeki yaratıcı potansiyeli ortaya çıkartmak için bir fırsattır. Başta IT ve İK bölümleri olmak üzere, çalışanlar ve yöneticiler değişime uyum ve geleceğe hazırlık açısından bir sınav sürecindeler. Bu aynı zamanda moda kavram olan kurumsal ve yönetsel çeviklik açısından da bir test olarak değerlendirilebilir.
Evde olmak ve işe odaklanmak iki tarafı keskin bir kılıçtır. Bu hem kurumlar hem de çalışanlar için geçerlidir. Kurumlar açısından zorluk, birçok iş alanında ve şirkette çalışanın gerçek verimliliğini ölçmenin zorluğundan kaynaklanmaktadır. Bu nedenle çalışanlar ‘göz önünde ve el altında’, olurlarsa, işlerini yaptıkları varsayılır. Özellikle kurucu babanın yöntemlerinin geçerli olduğu şirketlerde patron işten ayrılmadan iş yerini terk etmek, çalışmayı hafife almak sayılır ve iyi gözle bakılmaz.
Diğer taraftan çalışan açısından da durum kolay değildir. Öz disiplini zayıf ve dış otorite tarafından yönetilmeye alışmış, dış kontrol odağına sahip bireylerden oluşan, Türkiye gibi toplumlarda, kişilerin görevlerini kendi iradeleriyle iş ortamı ölçüsünde ciddiyetle yapmaları kolay değildir. Örneğin, evde birikmiş çamaşır yığınına gözün takılması ve aklındaki bu yükten kurtulmak, bazılarına işi sonra yapmak için bir neden olabilir; bazılarına ise Netflix’te uzun zamandır izlemeyi düşündüğü mini diziyi izlemek erteleme için nedendir. Bu gibi dürtüsel nedenler patron veya yöneticinin kişiye yüklediği işten daha cazip gelebilir. “Ne de olsa sorumluluğumda olan işi yapmak için zamanım var” diye düşünmek rahatlatıcıdır. Oysa işe odaklanmak ve görevi tamamlamak için özel gayret ve sistemli bir yaklaşım gerektirir.
Evden çalışma konusunu araştıran MetaFilter adlı webbloğunun kurucusu Matt Haughey bu çalışma düzeni için uyulması gereken bazı ilkelerin verimliliği artırdığını yazmıştır.
Çalışanlar açısından
- Hazır olmak: Saati kur, belirlediğin zamanda uyan, kişisel bakımını ihmal etme, iyi bir kahvaltı yap, üzerine düzgün bir kıyafet giy ve dik otur.
- Çalışma alanı oluşturmak: Çalışma süresi içinde sadece çalışmak için kullanacağın bir mekan hazırla. Burayı çalışma dışında yemek, sosyalleşmek, tv izleme vb etkinliklerin için kullanmaktan kesinlikle kaçın. Çalışmak için koltuk veya yatağı kullanmayı aklına bile getirme. Evde başkaları varsa kapın kapalı, rahatsız edici seslerden uzak bir düzen kur. Örneğin İngiltere’de bildiğim küçük çocuğu ve bakıcısı olan bazı aileler, çalışma saatleri sırasında evden gitmiş gibi yapar ve kapalı kapı arkasında çalışırdı.
- Arkadaş edinmek: İnsanlar sosyal canlılardır ve kişilik özelliklerine bağlı olarak çeşitli düzeyde yalnızlıktan sıkılır. Durham Üniversitesi’nden Dr. Thuy vy Nguyen, işyerinde çevredeki seslerin, gereksiz konuşmaların ve özellikle gevezelerin verimliliği düşürmesine rağmen, arkadaşların aynı zamanda verimliliği artırmaya yardımcı olabileceğini bu nedenle de evden çalışırken, fikir alışverişinde bulunacak bir arkadaş seçmenin yaralı olacağını söylemektedir.
- Plan ve program yapmak: Gündelik plan yapmak her türlü iş için verimliliği artırmanın önemli koşullarından biridir. Günlük programlar çoğunlukla başkaları tarafından etkilenir. Ancak evden çalışanların yapılanmış bir plana her zamankinden daha fazla ihtiyaçları vardır. Dr. Nguyen, günlük zaman akışına dayanan yapılanmış bir programın evden çalışanlar ve özellikle de yalnız olanlar için en temel öge olduğunu söylemiştir. Böyle bir programın içinde çevrede kısa yürüyüş, çocuklarla oyun, evdekilerle kısa sosyalleşme veya özel maillerin cevaplanması için kullanılacak birkaç dinlenme arası yer almalıdır. Dinlenme araları film/video izlemek veya sosyal medyada gezinmek için kesinlikle kullanılmamalıdır.
- İletişimi çeşitlendirmek: Evden çalışmak ekran başında sadece maillere odaklanmak değildir. Bunun için farklı dijital araçları kullanarak ofis ortamındaki yaşantıların benzerlerini oluşturmak mümkündür. Örneğin yüz yüze görüşmeye imkan veren MS Teams, Skype, Whatsapp ve benzeri uygulamaları kullanmak, video konferanslar aracılığı ile etkileşimlerin verimliliğini artırılabilir.
Ekran üzerinden iletişimde dikkat edilmesi gerekenler
- Ekran üzerinden yapılan iletişimler birden fazla kişiyi içine alıyorsa bir yönetici atanması yerinde olur. Böylece sesler birbirine karışmaz ve birbirini dinlemek ve izlemek kolaylaşır.
- Ekran önünde konuşanın arkasından gelen ışığa dikkat etmesi gerekir. Böyle bir ışık yüzün karanlıkta kalmasına neden olacağı için diğer kişilerin izlemesini zorlaştırır.
- Yüz yüze iletişimin önemli ögesi göz temasıdır. Konuşan doğal olarak ekrana bakma eğilimindedir, oysa göz teması etkisi kameraya bakarak sağlanır.
